diary
日常使うもの、着るもの、サービス、目に留まる風景、スケッチ、アイデア、宮崎県小林市に住んで思うこと、本を読んで思う私評などを綴る、私的なダイアリーです。



忘れっぽい私がやっと見つけたベストな タスク管理法 は、紙一枚に書き出すという、至極アナログなものでした

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自慢できる話ではありませんが・・・ワタクシ、サザエさん並に忘れっぽいんです。
さらに、大雑把な性格のため、当然、細かいことを管理するのは苦手なんです。

ですから、スケジュール管理は、悩みの種でした・・・

これまで、さんざん、いろんなスケジュール管理システムを試しまして。

Redmine、Backlog、サイボウズLive、Brabio! AsanaとToggleを連携させたり・・・さらに完璧を目指し、GoogleカレンダーのアラートとMacのアラートとiPhoneのアラートのトリプル使いとかをやってました。

それなのに、全然だめでしたね〜

うっかりミスは駆逐されないし、それどころか、テンパるとスケジュール管理システムの存在を忘れてしまうという、惨敗きわまりない感じでした・・・とほほ。

現実はスケジュール通りに進まないから、組み直してばかりで疲れ果てちゃうんですよね。
大雑把なくせに、変なところで完璧主義だから、このスケジュール変更が、ストレスになるんです。

仕事ってどうしても、複数案件が同時進行で進んでいくでしょう? 

私の場合、ある程度の同時進行は、緊張感があっていいんですが、最高瞬間稼働率が10案件を超えるあたりから、だめみたいです。
しかも、クライアントさんのペースもあるし、現実世界は、絶対に、スケジュール通りにはいかない。

計画通りに進まないストレスで、しないといけないタスクが手につかないという・・・

そこに、家のこと、娘のこと、PTAのなんとか委員会とかが差し込まれるんですから、もはや諦めの境地になり、忘れっぽさに磨きがかかり、金メダル級のうっかりを披露するという結果に。

スマホでも、新しいアプリが出たら試しますし、手帳なんか、MOLESKINE、フランクリンプランナー、クオバディスなど有名どころはほとんど試していますから、努力が足りないわけではないと思うんですよね〜言い訳ですけど。

もう、あきらめモードだったんです、が。

で、そこで!! ワタクシ、考え方を変えました!
もう、緻密なスケジュール管理はしないことに決めたんです。

スケジュール管理を完璧にしなければならないという意識から、自分を解放して、タスクの消化にだけ集中することにしました。
簡単に云うと、しなければならない仕事のTODOを把握することしか、やらないと決めたんです!

そんな事、とっくの昔から分かってるよ!!って方、ごめんなさい。

ワタクシの場合は、、細かい時間の管理はしないと決めたことが、これが意外にも、効果がありました!

ヒントを得たのは、マインドマップで仕事のやり方とビジネス思考を一新する!という、こちらの記事だったのですが、自分なりに、いろいろ工夫しましたので、出来上がったものは、マインドマップとはちょっと違うスタイルになりましたが、結果的に、頭の中もスッキリ整理されるようになったし、作業の進捗も見える化されて、なかなか上手くいきました!

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紙一枚にタスクを書き出すだけのスタイルに変更

やり方は簡単です!しかも紙一枚でできるんです!
ちょっと、ご紹介してみますので、わたしもやってみようっと思う方は是非お試しください。

その前に、マインドマップって何だろう?と思われた方は、こちらをお読みください。

しなければならない仕事を、紙に書き出すんですが、TODOなどを全部フローチャート式にします。そして、完了したものは塗りつぶしていきます。

これだけです。簡単でしょう?

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上の写真みたいに、細分化したタスクを、フローチャート式に書いていくだけです。隙間があると、小さいTODOとかを書くこともあります。
だいたい、これで1週間から10日くらいを見渡します。

机の上に常に1枚置いておくだけなので、ラクになりました。
一日の細かいTODOなどは、机の上の手帳に書きなぐって、終わると消してゆきます。手帳もタスクの消化に集中するために使うことにしました。

いろいろ試行錯誤して、マインドマップをヒントに、それとは違うものにたどり着いたんですが、最終的には、紙一枚に書き出すという、至極アナログなものになりました。

もちろん、スケジュール管理システムを全部捨てたわけではなくて・・・

依然、クライアント案件のスケジュール管理はしなければならないのですから、サイボウズLiveとグーグルカレンダーを連携させて、重要な日にはアラートを鳴らしますが、自分の時間に関しては、打ち合わせや約束以外では、ギチギチの時間管理は行わないことを基本姿勢にしました。

でも、これだけでも、随分ストレスから解放されたと思います。

サイボウズLiveは複数の案件のスケジュールを、1つのカレンダーに表示してくれるし、画像もアップできるし、TODOもスマホアプリもあって、外出先でもチェックできますしね。長く愛用させてもらっていますので、これからも使い続けると思います。

Backlogは、ユーザーが多いから、いつ招待されるかわからないし、Brabio!はガントチャートを作るのに便利なので、必要な時に使っています。Toggleは、やる気が出ない時に!

飽きっぽいから、いつ違うことをやり始めるか?自分でもわからないんですけどね、今のところ、このスタイルがしっくり来るみたいです。

ただ、タスク管理はうまくゆくようになったけど・・・なぜかしら、うっかりは、さほど改善されてはいません・・・忘れっぽいのは、性格だからかなあ。

そうかっ!管理手法を変えても、改善できないものが、性格というものなんですね! これも諦めた方がいいかも。

皆さんも是非、完璧なスケジュール管理という幻想から、自分を解放してみてください。意外と、ストレスが消えて、仕事がビュンビュン捗る・・・・という保証はありませんが、試してみるといろんな発見があるかもしれません!

これまで使っておすすめのスケジュール管理(プロジェクト管理)システム

Redmine: http://redmine.jp/

Backlog:http://www.backlog.jp/

サイボウズLive:https://cybozulive.com/

Brabio!:http://brabio.jp/

Asana:https://asana.com/

Toggle:https://toggl.com/